フリーアドレスやABWを導入した時の落とし穴とは？

皆さんの働いているオフィスは固定席ですか？フリーアドレスですか？それともABW*でしょうか？
＊ABW（Activity Based Working）：仕事内容や気分に合わせて、働く場所や時間を自由に選ぶ働き方

オフィス環境を整えるご支援をしている当社ですが、ここ最近いただくご相談の多くは、「在宅勤務を導入しているので、フリーアドレスにしてオフィススペースを有効活用したい」「作業は自宅でできるので、オフィスにはABWを取り入れたい」といったものです。
もはやフリーアドレスやABWは、withコロナ・ハイブリッドワークのオフィスには、なくてはならない要素ともいえるのかもしれません。

しかし、せっかくフリーアドレスやABWを取り入れた立派なオフィスをつくったのに、結局上手く使われていない、といった企業様も多いはずです。
なぜそんなことが起きてしまうのでしょうか？？

当社がフリーアドレス・ABWのご支援させていただく際、必ずお伝えすることがあります。
それは、「オープン前にオフィスの運用方法（ルールなど）まで検討しましょう」ということです。

固定席からフリーアドレスやABWに移行する場合、単純に自席がなくなるというだけではありません。

まず、仕事内容や気分に合わせて働く場所を選択しなければなりません。最初の頃は、席が変わることが落ち着かないという方もいるでしょう。
また、周囲に座っている人も変化するため、コミュニケーションの取り方も変化します。
執務室内に新たにミーティングスペースなどを設けたのであれば、作業中にミーティングの声が聞こえる環境が気になる方もいるでしょうし、ミーティングに参加するメンバーでも、今まで会議室でしかミーティングしてこなかった人からすれば、秘匿性の高い内容ではなくても、周囲に他メンバーがいることに慣れず、話しにくいという方もいます。

つまり、働き方そのものが大きく変化するのです。

そのため、事前に運用方法を検討しておくことで、社員の戸惑いを最低限にし、スムーズに移行することが可能になります。
こういった対策をしていなかった場合に、今まで長い間固定席だった方々が新しい働き方に対応しきれず、席が固定化してしまったり、使われないABWエリアができてしまうことが多いのです。

そして可能であれば、その運用方法を社員参画型で検討できるとさらに良いです。
各部から代表者を集めて検討することで、決定事項や確認事項の伝達が効率化され、全体周知がスムーズになります。
また、検討段階から参加することで、移行後の働き方がイメージしやすくなると同時に、自分ゴト化されるため、ルールを無視する方を減らし、変化に対応しようという意識を芽生えさせる効果も期待できます。

働き方やオフィスの変革を検討されている企業の方は、参考にしてみてください。
また、ぜひお気軽にご相談ください！