WEB会議の運用、それで大丈夫？

皆さんの会社では、どのくらいテレワークが進んでいますか？

業務のほとんどを、自宅などのオフィス以外の場所で行っているという方もいらっしゃるでしょう。
もはや、テレワークはコロナ禍での一時的な措置ではなく、今後も続いていく働き方の一つですね。

テレワークに欠かせなくなっているものの一つは、オンライン会議ではないでしょうか。

先日、元アナウンサーの方とお話する機会があり、最近はオンライン会議におけるマナー指導を求められることが多いとお聞きしました。

確かに、オンライン上では、映りを気にしていないと画面からはみ出してしまったり、互いに表情や空気感を感じ取りにくく、意思疎通の難易度が上がるのではないでしょうか。
さらには、空気感などを直接肌で感じることができない分、また、相手から見える範囲が限定されることもあり、対面よりも緊張感が生まれにくいように思います。自宅からの参加であれば、なおさらでしょうか。

意思疎通に関して、一つ解決策をあげると、対面の時よりも少し大げさにリアクションすることで、相手に表情や空気感が伝わりやすくなります。
また、相手の話を伺う際に “間” に困ったら、オウム返しをすることで気になる間がなくなるだけでなく、相手からその話題に関するより詳しい話が引き出せることもあります。
（先述した元アナウンサーの方にお聞きしました！）

皆さんの会社ではどのようにオンライン会議を活用されていますか？
利用ルールが定められていたり、社員研修が行われていたりするでしょうか？

コロナの影響でテレワークが導入され始めた頃とは異なり、最近では（テレワークを導入している場合であれば）オンライン会議に慣れた人の方が多くなっているでしょう。

慣れてきたからこそ出てきた課題や悩み、不備など、ほとんどの場合はあるかと思います。
見て見ぬふりしてそのままにしておくのではなく、マナー含め、利用ルールなどを改めて見直す機会を持つことも良いかもしれません。

また、オフィスでのオンライン会議がやりにくいということであれば、運用ルールや利用ツール、什器を工夫することで解決するかもしれません。

例えば、よく課題としてお聞きする音漏れ問題は、エリアに応じて音出し可否を明確化する、スピーカー利用でも良いのか、イヤホン利用が必須なのかなどを運用ルールとして設定するなどの工夫ができます。

コストがかけられる場合には、吸音性の高いブースを取り入れることも一つです。
とはいえ、個人ブースは高額なものが多いので、パーテーションだけを新たに取り入れて、デスクやチェアは既存のものを利用するなどの工夫で、コストダウンをはかることもできます。

移転やオフィス改修のタイミングであれば、集中作業用のエリアと会議向けのエリアを区分するなど、レイアウトを工夫することもできます。
（ちなみに当社では、集中作業とコラボ・コミュニケーション（オンライン会議含む）をエリア分けしています。）

オフィスでのオンライン会議については、当社でもご支援できる部分がありますので、ぜひお気軽にご相談ください。