ハイブリッド運用成功のカギとは・・・？

今回は、コロナ以前から在宅勤務の導入を進められており、
現在は在宅勤務とオフィス出社のハイブリッド運用を成功されている企業様の事例を
担当者の取材・一問一答形式でご紹介致します。

 
★変革のポイント★
・プロジェクト立ち上げによる迅速な意思決定
・マニュアル化による社員周知の徹底

 
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◆ウシオ電機株式会社 様（ https://www.ushio.co.jp/jp/ ）

　事業内容：光応用製品事業ならびに産業機械およびその他事業
　変革対象：東京本社（約540坪）
　本社在籍人数：約200名
　プロジェクト期間：2020年5月～2021年11月

ティーズブレイン担当者（以降【T】）
ウシオ電機社ご担当者様（以降【U】）

【T】現在はどのくらい在宅勤務を実施されていますか？（取材日6/8現在）
【U】出社率を20～30％に抑えるように通達が出ています。部署ごとに差はあり、営業部門よりも管理部門の方が
 　　 出社している人が多い印象ですね。在宅勤務は、現時点では継続予定ですが、都度方針を検討していく形に
 　　 なるかと思います。

【T】在宅勤務を実施するにあたり、工夫していること・ルールなどはありますか？
【U】出社率の管理のため出社予定表の運用を行ったり、スケジューラーへの書き込みを充実させて可視化させたり。
 　　 IT部門の早急な対応で、ネットワークも増強されました。ルールとしては、在宅勤務の目的・運用方法の浸透のために、
 　　 全社員に向けて在宅勤務ハンドブックが作成されました。メンバー版・マネジメント版があります。
 　　 働き方改革を推進する部隊として、社内に「ダイバーシティプロジェクト」というチームがあり、コロナ以前から
 　　 様々な課題に取り組んできました。その中で、育児や介護を行う従業員のための両立支援策として在宅勤務を
 　　 導入していく動きがあった為、このハンドブックもその延長線上でwithコロナ版として改訂されたものです。

【T】実際に、出社と在宅勤務のハイブリッド運用を行ってみていかがですか？
【U】出社と在宅にはそれぞれにメリット・デメリットがありますので、業務の性質に応じてそれを選択できるというのが
 　　 働きやすさにつながっています。業務終了直後から家事や育児に取り掛かれる点は良いと感じていますが、
 　　 在宅勤務をしていると、家族からは休暇だと思われることも…(笑)　 ON/OFFがはっきりしない悪さもあれば、
 　　 良さもあるといった具合です。
 　　 ハイブリッド運用では、使い分けが必要かと感じます。例えば、会議でも、報告が中心であればWEB会議で良い
 　　 と思いますが、アイディア出しなど相談して進めていくものについては対面の方が進めやすいと感じます。

【T】郵便や電話対応、押印書類はどのようにしていますか？
【U】郵便は出社したタイミングで確認したり、出社している人に依頼したりと、各々フォローし合って対応しています。
 　　 代表電話は総務部員が交代で担当し、各部門では会社用スマートフォンに転送をかけて自宅で対応したり、
 　　 輪番制で出社して対応したりと、部署により運用は様々です。また、印鑑については種類によりますが、
 　　 社印などは電子印を導入しました。

【T】在宅勤務によってコミュニケーションが希薄にならないように工夫していることはありますか？
【U】定期的にミーティングを行ったり、部署によってはWEB会議の顔出しを必須にしていたりと、各部署で
 　　 取り組んでいるようです。全社では、感謝や称賛のメッセージを送り合うことで風通しの良い組織風土をつくる
 　　 というピアボーナスのシステムを導入しています。

【T】管理部を含めたフリーアドレスですが、使い勝手はどうですか？
【U】スペースの有効活用に加えて、決められた場所に捕らわれない自由な働き方ができたり、その日の仕事内容によって
 　　 コミュニケーションを取りたい相手の近くに座ることができたりということもメリットだと感じています。
 　　 結果的に部署のメンバーが近くに集まることも多いですが、自由に選択できるのが良いですね。
 　　 従業員はノートPCを使用しており、モニターは貸し出しとしています。また、書類や荷物は共有または個人ロッカーに
 　　 片付けて帰るので、5Sの徹底につながっています。

【T】アクリルパネル以外にされているオフィスのコロナ対策はありますか？
【U】自社商品のCare222（抗ウイルス・除菌用紫外線照射装置）の導入や、除菌シートをオフィスの至る所に設置し、
 　　 「執務席や会議室の利用前後には清拭を行うように」などの注意喚起を発信しています。
 　　 また、昨年3月には、「新型コロナウイルス緊急対策プロジェクト」を立ち上げ、事業面の対策はもちろん、
 　　 就労環境の改善に向けてさまざまな議論や意思決定を行っています。国や自治体の要請に応じた対応策を検討し、
 　　 注意喚起や制度化した内容を即座に社内通達することで、会社としての姿勢が社員に伝わりやすくなっていると感じています。

【T】今後のオフィスの在り方についてどのようにお考えですか？
【U】それについては今検討しているところですね。今は全てのことがコロナを前提として考えてしまっているため、
 　　 コロナが終息した後どうするのかについては考えなくてはいけないと感じています。「このままの在宅勤務率で
 　　 少ないオフィス面積をキープしていく」という意見もあれば、「出社してコミュニケーションを」と考える人もおり、
 　　 様々な意見があると思います。
 　　 特に、会議や面談のやり方が変わってきたことは大きいと思います。対面ではなくWEB会議で済ませられる、
 　　 あるいはそのほうが実は効率的だったり、お客様との面談も移動時間を考える必要がないWEB会議のほうが
 　　 スムーズだったりと、人と話をする方法に選択肢が出てきた一方、そのために会議室を一人で占有する人が増え、
 　　 オフィスへの来客時に場所がない、という状況も出てきています。
 　　 また、例えば、決算の時期には管理部門、特に経理を担当している従業員は出社したほうが効率がいいですし。
 　　 今はコロナ禍というところで出社が重ならないようにしていますが、コロナ終息後、出社した方が進めやすい業務については、
 　　 出社できる環境を整えていく必要があるかと思います。
 　　 （縮小したため、現在のオフィスでは出社できる人数に限りがある。）

【T】最後に、貴社商品である「Care222」について教えてください。
【U】紫外線での殺菌・除菌というのは全く新しいものではなく古くから知られていた効果です。身近でもいろんな形で
 　　 すでにその効果が利用されていますが、これらに使われる紫外線の波長は人体に有害なものです。このCare222も
 　　 紫外線を使った除菌ですが、従来と異なるのはその紫外線の特定波長222nmは人体に有害ではない、というところです。
 　　 この特性を活かして、人がいる空間でも紫外線を利用して除菌できる、ということで製品化を始めました。
 　　 ただ、完全な感染防止や100％除菌ではなく、数ある対策の一つですので、あることで安心した環境につながる
 　　 ということかと思います。開発開始は５～６年前で、最初はコロンビア大学のライセンスを受けることから始まりました。
 　　 長らく研究開発を行ってきて、なにか商品化できないかと思っていた矢先に、コロナ禍が始まりました。
 　　 新型コロナウイルス対策としてのCare222技術の利用は、我々も全く予想だにしないタイミングでしたが、
 　　 皆様に少しでも安心な環境をご提供できることにつながるのなら、という思いで製品の販売活動を行っています。