移転成功のカギは「運用ルール」とその「周知・徹底」

今回は、コロナ以前に移転を決め、出社を想定して設計したオフィスであるにも関わらず、
運用ルールを工夫・徹底することで、在宅勤務との併用でもオフィスを最大限に活用されている
企業様の事例を、担当者の取材・一問一答形式でご紹介致します。

★変革のポイント★
・フリーアドレス化への反対の声も運用ルールの整備と管理により鎮静化
・日常的な注意喚起によるルール順守の習慣化
・シェアサイトを活用した運用ルールの周知浸透

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◆情報通信業V社 様

社員数：1400名程度（2021年3月末）
変革対象：本社（800坪），テクニカルセンター（470坪）
プロジェクト期間：2019年 5月 ～ 2020年 3月

＊本社オフィスの写真はコチラ
＊テクニカルセンターの写真はコチラ

ティーズブレイン担当者（以降【Ｔ】）
V社ご担当者様（以降【Ｖ】）

【Ｔ】 在宅勤務は実施していますか？（取材日2021/3/30現在）
【Ｖ】 5割程度の社員が在宅勤務を実施しており、今後も在宅勤務は継続実施していく予定です。
 　　 また、在宅勤務への移行はかなりスムーズに進められました。コミュニケーションツールも
 　　 既に導入していましたし、移転を機に固定席からフリーアドレスに切り替えていたことが大きいです。

【Ｔ】 在宅勤務を行われているお客様に多いお悩みとしてオフィスに届いた郵便物問題があるのですが、
 　　 個人宛てに届いた郵便物はどう捌いていますか？
【Ｖ】 部署用のポストを設け、部署内で共有してもらう形にしています。
 　　 一部の固定席の人に投函することは稀にありますが、基本的に個人に投函することはありません。

【Ｔ】 在宅勤務の押印・承認の手段はどのようにお考えでしたか？
【Ｖ】 押印は基本ワークフローで、実際の社判は事業推進部で扱っていますが、それも電子化したいと考えています。
 　　 どうしても残る部分はありますが、出社して押印をするという概念はなくしたいと思っています。
 　　 対顧客の場合でも、顧客からの希望もありクラウド契約が非常に増えています。

【Ｔ】 移転時、社員からの不満の一つに収納量削減があるのですが、
 　　 フリーアドレス化に伴う個人ロッカーの運用はどのように進めましたか？
【Ｖ】 個人の袖机を廃止し、ハサミ・付箋などの文具類を各階一箇所にまとめました。
 　　 運用ルールも大きく変更し、管理も強化しました。
 　　 移転前には56本のキャビネットを利用していましたが、約半分の量に削減しました。
 　　 キャビネットに収納するものは申告制にし、四半期に一度棚卸しを実施しています。

【Ｔ】 管理を強化したとのことですが、そういったチェックはどなたが行われているのですか？
【Ｖ】 我々（事業推進部）です。社員も協力的なので、継続して注意喚起をしたところ、
 　　 今度は社員の方から「これはどうなのか？」と聞きに来てくれるようになりました。

【Ｔ】 決められたルールはどのように周知していますか？
【Ｖ】 シェアサイトを使用して、マニュアル用のWEBサイトを作成しました。
 　　 初めて本社に来た社員でも、このマニュアルで確認してもらえば対応できるようにしています。
 　　 WEBサイトであればいつでもどこでも検索できるので便利です。
 　　 現在は掲載されていませんが、移転の際には当日のスケジュール等も掲載していました。

【Ｔ】 お聞きしていると、業務の割合としてオフィスの運用構築が多くを占めそうですが、負荷は大きかったですか？
【Ｖ】 移転の過渡期の時はかなり忙しかったです。ですが、当初に運用をしっかりと固めたことで
 　　 移転前と比較して業務が簡素化され、残業時間もかなり減り、結果としては効率化が進みました。
 　　 また、以前は備品などの貸出を手渡しで行っていましたが、PCシェアロッカーを導入したことで
 　　 貸出しの工数もかからなくなりました。

【Ｔ】 PCシェアロッカーとはどういったものですか？
【Ｖ】 無人貸出システムのPCシェアロッカーを設け、貸出し用のノートPCを20台常備しています。
 　　 顧客先常駐者が気軽に借りられるように設置しましたが、在宅勤務実施者の出社時にも活用されています。

【Ｔ】 在宅勤務とオフィス勤務を併用する上で意識していることはありますか？
【Ｖ】 在宅勤務とオフィス勤務で行う業務の区分けはみんな意識しています。在宅勤務の時だけ代表電話を取る、
 　　 資料を作成する、オフィスにいるときは対面で対応する必要があることだけ行う、といった形で。

【Ｔ】 オフィスではコミュニケーションを重要視しているとお聞きしていますが、
 　　 コミュニケーション活性化の先にある目的は何でしょうか？
【Ｖ】 創造性を育むことも、帰属意識を育むことも目的としてあるかと思います。
 　　 事業推進部では、オンライン会議の場合でも、意図的に冒頭の5分は雑談を行うようにしています。
 　　 コロナや在宅勤務は関係なく、元々“戻ってきやすいオフィス”を創りたいというコンセプトがありました。

【Ｔ】 予期せぬコロナ禍での移転となりましたが、大変ではありませんでしたか？
【Ｖ】 大変だったことよりも、むしろ移転して良かったと感じます。ほとんどの社員がデスクトップPCを使用していましたが、
 　　 フリーアドレス化に伴いノートPCにしましたし、代表電話も在宅勤務でも取れるように変えたので、
 　　 今回の移転がなければ在宅勤務は実施できていなかったと思います。

【Ｔ】 最後に、新オフィスの何をアピールしたいですか？
【Ｖ】 「大切に使ってね」という想いも込めて、移転プロジェクトが大変だったことを全社員に伝えたいです。
 　　 「創造性を育む」という点では、あらゆるところでディスカッションをして欲しいという狙いから、
 　　 ホワイトボードを増やしました。また、部署の隔たりがなく、隣の話が聞こえてくる空間にしたため、
 　　 他部署との会話が増え、困っている様子であれば会話に加わるなど、問題解決力も上がっているように感じます。

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